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Cómo gestionar inventario y pedidos en tu tienda online

¿Tenés una tienda online y querés optimizar la gestión de tu inventario y el cumplimiento de tus pedidos? Si es así, este artículo es para vos. Quedate que te explicamos cómo podés abastecer, organizar, controlar y enviar tus productos de forma eficiente y rentable, para que puedas ofrecer una mejor experiencia a tus clientes y hacer crecer tu e-commerce

La gestión de inventarios es el proceso de organizar y controlar los productos físicos que ofrecés para la venta, y una buena gestión de inventarios puede reducir los costos de almacenamiento, mejorar el retorno sobre la inversión y evitar la pérdida de ventas y devoluciones. Según un estudio de IBM, el 79% de las empresas con un rendimiento superior tienen un proceso de gestión de inventarios optimizado, mientras que solo el 8% de las empresas con un rendimiento inferior lo tienen. 

Por eso, es fundamental que sepas cómo gestionar tu inventario y el cumplimiento de tus pedidos de forma efectiva. A continuación, desde nuestra Agencia de Marketing Digital Argentina te mostramos cómo podés hacerlo con algunas herramientas y consejos prácticos. ¡Seguí leyendo!

¿Cómo abastecer el inventario de tu e-commerce?

Una de las primeras decisiones que tenés que tomar cuando tenés una tienda online es cómo vas a obtener los productos que vas a vender. Existen dos opciones principales: tercerizar el abastecimiento y el almacenamiento de tu inventario a empresas externas de envío directo o de impresión bajo demanda, o hacerlo vos mismo y almacenar tu propio inventario. 

Cada opción tiene sus pros y sus contras, y depende de varios factores como el tipo de producto, el volumen de ventas, el margen de ganancia y la experiencia del cliente que querés ofrecer. Veamos en qué consiste cada opción y cómo podés elegir la más conveniente para tu negocio.

Tercerizar el abastecimiento y el almacenamiento de tu inventario

Esta opción consiste en delegar la producción, el almacenamiento y el envío de tus productos a empresas externas que se encargan de todo el proceso. Vos solo tenés que crear tu tienda online, subir tus productos y recibir los pedidos. 

Cuando un cliente compra un producto, la empresa externa lo produce, lo almacena y lo envía directamente al usuario, sin que vos tengas que intervenir. Hay dos tipos de empresas externas que podés usar: las de envío directo y las de impresión bajo demanda.

  • Las empresas de envío directo son aquellas que tienen un catálogo de productos ya hechos que podés vender bajo tu marca. Por ejemplo, podés vender ropa, accesorios, electrónica, etc. Vos elegís los productos que querés vender, los subís a tu e-commerce con tus propias imágenes y descripciones, y fijás el precio que querés cobrar. Cuando un cliente compra un producto, la empresa de envío directo lo envía desde su almacén con tu etiqueta o logo.
  • Las empresas de impresión bajo demanda son aquellas que te permiten personalizar tus productos con tus propios diseños o imágenes. Por ejemplo, podés vender remeras, tazas, cuadros, etc. Vos creás tus diseños, los subís a tu tienda online y los aplicás a los productos que querés vender. Cuando un cliente compra un producto, la empresa de impresión bajo demanda lo imprime con tu diseño y lo envía al cliente con tu etiqueta o logo.

Las ventajas de tercerizar el abastecimiento y el almacenamiento de tu inventario son:

  • No tenés que invertir en comprar o producir los productos por adelantado, ni en alquilar o mantener un espacio de almacenamiento para guardarlos.
  • No tenés que ocuparte de la logística ni del envío de los productos, ni de gestionar el stock ni las devoluciones.
  • Podés ofrecer una gran variedad de productos sin tener que tenerlos físicamente.
  • Podés escalar tu negocio fácilmente sin tener que aumentar tu capacidad de producción ni de almacenamiento.

Las desventajas de tercerizar el abastecimiento y el almacenamiento de tu inventario son:

  • No tenés control ni visibilidad sobre la calidad ni la disponibilidad de los productos, ni sobre el tiempo ni la forma de envío.
  • Tenés que depender de la fiabilidad y la eficiencia de la empresa externa, y estar preparado para resolver cualquier problema o reclamo que pueda surgir con los clientes.
  • Tenés menos margen de ganancia por cada venta, ya que tenés que pagar una comisión o un costo fijo a la empresa externa por cada producto vendido.
  • Tenés menos diferenciación y personalización de tus productos, ya que podés estar vendiendo los mismos productos que otros vendedores o usando los mismos diseños o plantillas que otros.

Abastecer y almacenar tu propio inventario

Esta opción consiste en comprar o producir vos mismo los productos que vas a vender, y almacenarlos en tu propio espacio hasta que los necesites. Vos te encargás de todo el proceso: desde la creación o la compra de los productos hasta el embalaje y el envío al cliente. Tenés total control sobre tu inventario y sobre la experiencia del cliente.

Las ventajas de este método son:

  • Tenés más control y visibilidad sobre la calidad y la disponibilidad de tus productos, y podés asegurarte de que cumplan con tus estándares y los de tus clientes.
  • Tenés más margen de ganancia por cada venta, ya que no tenés que pagar ninguna comisión ni costo fijo a ninguna empresa externa por cada producto vendido.
  • Tenés más diferenciación y personalización de tus productos, ya que podés crearlos o elegirlos según tu propio estilo y criterio, y agregarles tu toque personal.
  • Tenés más flexibilidad y rapidez para adaptarte a los cambios en la demanda o en las preferencias de los clientes, y para ofrecer promociones o descuentos.

Las desventajas:

  • Tenés que invertir en comprar o producir los productos por adelantado, y en alquilar o mantener un espacio de almacenamiento para guardarlos.
  • Tenés que ocuparte de la logística y el envío de los productos, y de gestionar el stock y las devoluciones.
  • Podés tener problemas de sobreinventario o de falta de inventario, si no calculás bien la demanda o si hay cambios imprevistos en el mercado.
  • Podés tener dificultades para escalar tu negocio, si no tenés suficiente capacidad de producción ni de almacenamiento.

¿Cómo elegir la opción más adecuada para tu tienda online?

Como podés ver, cada opción tiene sus pros y sus contras, y depende de varios factores como el tipo de producto, el volumen de ventas, el margen de ganancia y la experiencia del cliente que querés ofrecer. Para elegir la opción más adecuada para tu negocio, tenés que analizar estos factores y ver cuál se adapta mejor a tus objetivos y necesidades. Algunas preguntas que te podés hacer son:

  • ¿Qué tipo de producto vendés? ¿Es un producto físico o digital? ¿Es un producto estándar o personalizado? ¿Es un producto fácil o difícil de producir o conseguir?
  • ¿Qué volumen de ventas tenés? ¿Vendés muchos productos o pocos? ¿Vendés productos con mucha o poca demanda? ¿Vendés productos con mucha o poca rotación?
  • ¿Qué margen de ganancia tenés? ¿Cuánto te cuesta producir o comprar cada producto? ¿Cuánto le cobrás a cada cliente? ¿Cuánto te cuesta almacenar y enviar cada producto?
  • ¿Qué experiencia del cliente querés ofrecer? ¿Querés ofrecer una experiencia única y personalizada, o una experiencia estándar y rápida? ¿Querés ofrecer una gran variedad de productos, o una selección cuidada y exclusiva?

En general, se recomienda tercerizar el abastecimiento y el almacenamiento del inventario cuando:

  • Vendés productos digitales o físicos que no requieren mucha personalización ni diferenciación, como libros, música, películas, etc.
  • Vendés productos con mucha demanda y rotación, que se agotan rápidamente y que requieren una gran capacidad de producción y almacenamiento, como ropa, accesorios, electrónica, etc.
  • Vendés productos con poca demanda y rotación, que se venden lentamente y que ocupan mucho espacio de almacenamiento, como muebles, arte, antigüedades, etc.
  • Tenés un presupuesto limitado y no querés invertir en comprar o producir los productos por adelantado, ni en alquilar o mantener un espacio de almacenamiento.

Por su parte, se recomienda abastecer y almacenar tu propio inventario cuando:

  • Vendés productos físicos que requieren mucha personalización y diferenciación, como joyas, artesanías, regalos, etc.
  • Vendés productos con una demanda moderada y estable, que se venden regularmente y que no requieren una gran capacidad de producción ni de almacenamiento, como cosméticos, alimentos, juguetes, etc.
  • Tenés un presupuesto suficiente y querés invertir en comprar o producir los productos por adelantado, y en alquilar o mantener un espacio de almacenamiento.
  • Querés ofrecer una experiencia del cliente única y personalizada, con productos exclusivos y de calidad.

¿Cómo gestionar el inventario de tu e-commerce?

Una vez que hayas decidido cómo vas a abastecer tu inventario, el siguiente paso es gestionarlo de forma eficiente y rentable. La gestión del inventario consiste en organizar, monitorear y trasladar tus productos a medida que avanzan por la cadena de suministro, desde que los comprás o producís hasta que los vendés y entregás a tus clientes. 

Una buena gestión del inventario te permite tener siempre la cantidad adecuada de productos disponibles para satisfacer la demanda, sin tener exceso ni falta de stock. También te permite reducir los costos de almacenamiento, mejorar el flujo de caja y aumentar las ventas y las ganancias.

Para gestionar tu inventario de forma efectiva, necesitás contar con algunas herramientas y estrategias que te ayuden a controlar y optimizar el movimiento de tus productos. Algunas de ellas son:

Un software de gestión de inventario de e-commerce

Se trata de un programa o una aplicación que te permite registrar, actualizar y consultar toda la información relacionada con tu inventario, como los niveles de stock, los precios, las ubicaciones, las entradas y salidas, etc. 

Un software de gestión de inventario de e-commerce te facilita llevar un seguimiento y un control de tu inventario en tiempo real, desde cualquier dispositivo y lugar. También te permite automatizar algunas tareas, como generar pedidos de compra, enviar alertas de stock bajo o alto, sincronizar el inventario con tu plataforma de venta y tus proveedores logísticos, etc. Hay muchos tipos y opciones de software de gestión de inventario de comercio electrónico disponibles en el mercado, con diferentes funciones y precios. Algunos ejemplos son: Shopify, Squarespace, IBM, etc.

Un sistema de codificación y etiquetado

Se trata de un método para identificar y clasificar tus productos mediante códigos alfanuméricos o gráficos, como códigos de barras o QR. Un sistema de codificación y etiquetado te permite asignar un código único a cada producto o grupo de productos, que contenga información relevante como el nombre, la descripción, el precio, la fecha de vencimiento, etc. 

Este código se imprime o se adhiere en una etiqueta que se coloca en el producto o en el envase. De esta forma, podés escanear el código con un lector óptico o con tu celular, y acceder a toda la información del producto en segundos. Este sistema te ayuda a organizar y localizar tus productos fácilmente, a evitar errores humanos, a agilizar el proceso de venta y envío, y a mejorar la seguridad y la trazabilidad de tu inventario.

Un método de valoración y rotación

Se trata de un criterio para asignar un valor y una prioridad a tus productos según su importancia o su antigüedad. Un método de valoración y rotación te permite determinar cuánto vale cada producto en tu inventario, y cuándo debés venderlo o reponerlo. 

Existen varios métodos de valoración y rotación que podés usar, según el tipo y la naturaleza de tus productos. Algunos ejemplos son: 

  • El método PEPS (primeras entradas, primeras salidas), que consiste en vender primero los productos más antiguos.
  • El método UEPS (últimas entradas, primeras salidas), que consiste en vender primero los productos más nuevos.
  • El método ABC, que consiste en clasificar los productos según su valor o su demanda en tres categorías (A: alta; B: media; C: baja); etc. 

Un método de valoración y rotación te ayuda a optimizar el uso del espacio de almacenamiento, a evitar la obsolescencia o el deterioro de los productos, a maximizar el margen de ganancia y a mejorar el servicio al cliente.

¿Cómo procesar y cumplir los pedidos de tu tienda online?

El último paso para gestionar tu inventario y tu tienda online es procesar y cumplir tus pedidos. Esto significa preparar y enviar tus productos a tus clientes de forma rápida y segura, y asegurarte de que queden satisfechos con su compra. Realizar estas tareas de forma eficiente te permite fidelizar a tus clientes, generar confianza y reputación, y aumentar las ventas y las recomendaciones.

Para procesar y cumplir tus pedidos de forma satisfactoria, necesitás contar con algunas herramientas y estrategias que te ayuden a integrar y coordinar tu inventario, tu plataforma de venta y tus proveedores logísticos. Algunas de ellas  son:

Un software de gestión de pedidos

Es el programa o aplicación que te permite registrar, actualizar y consultar toda la información relacionada con tus pedidos que te contamos más arriba, como Shopify, IBM, etc.

Un sistema de preparación y envío

Se trata de un método para empaquetar y enviar tus productos a tus clientes de forma segura y eficaz. Este sistema te permite elegir el material y el tamaño adecuados para el embalaje, agregar tu etiqueta o logo al paquete, imprimir la etiqueta de envío con el código de seguimiento, seleccionar el proveedor logístico más conveniente según el destino y el costo del envío, etc. 

Te ayuda a reducir los costos y los tiempos de envío, a evitar daños o pérdidas en el transporte, a mejorar la imagen de tu marca y a ofrecer un mejor servicio al cliente.

Un método de devolución y reembolso

Se trata de un criterio para gestionar las devoluciones y los reembolsos de tus productos en caso de que el cliente no quede conforme con su compra. Te permite establecer las condiciones y los plazos para aceptar o rechazar una devolución o un reembolso, comunicar al cliente el procedimiento a seguir para solicitarlo, verificar el estado del producto devuelto, emitir el reembolso o el cambio al cliente, reintegrar el producto al inventario o descartarlo, etc. 

Un método de devolución y reembolso te ayuda a resolver los problemas o reclamos de los clientes de forma eficiente y satisfactoria, a mantener una buena relación con ellos, a evitar conflictos o pérdidas económicas, y a mejorar la calidad de tus productos.

Conclusión

En este artículo te he explicado cómo podés gestionar el inventario y el cumplimiento de pedidos en tu tienda online, con algunas herramientas y estrategias que te ayuden a optimizar el proceso y a ofrecer una mejor experiencia a tus clientes. 

Te he mostrado cómo podés abastecer tu inventario según la opción que más te convenga, cómo podés gestionar tu inventario con un software, un sistema de codificación y etiquetado, y un método de valoración y rotación, y cómo podés procesar y cumplir tus pedidos con un software, un sistema de preparación y envío, y un método de devolución y reembolso.

Como podés ver, tener una buena gestión de inventario y cumplimiento de pedidos para tu e-commerce tiene muchos beneficios, como reducir los costos de almacenamiento, mejorar el retorno sobre la inversión, evitar la pérdida de ventas y devoluciones, fidelizar a tus clientes, generar confianza y reputación, y aumentar las ventas y las recomendaciones.

Esperamos que este artículo te haya sido útil y que puedas poner en práctica los consejos que te hemos dado. Si necesitás más información o ayuda para gestionar tu inventario y tu tienda online, podés contactarte con Buhomedia, una agencia de marketing digital argentina que te ofrece soluciones integrales para tu negocio. En Buhomedia te asesoran y te acompañan en todo el proceso, desde la creación de tu tienda online hasta la gestión de tu inventario y tus pedidos. 

 


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